职场小技巧【三】层层深入,直至答案【丰田5Why分析法】

丰田5Why分析法是一种用于识别和解决问题根本原因的系统性工具,由丰田集团创始人——丰田佐吉提出,并在丰田汽车公司得到广泛应用。这种方法通过对一个问题连续提出五个“为什么”,鼓励解决问题的人避开主观假设,深入挖掘问题背后的因果链,直至找到问题的根本原因。通过这种方法,可以避免仅仅解决表面问题,而是深入到系统或流程的缺陷,从而采取有效的解决措施。

 提出者——丰田佐吉

丰田佐吉(1867.3.19—1930.10.30),出生于日本静冈县,是日本著名的实业家、发明家和织机改革家。他不仅是丰田自动织机的创立者,也是丰田汽车的前身——丰田式纺织机的创始人。丰田佐吉的一生与发明紧密相连,他发明了丰田式木制人力织机、G型无停止杼替式丰田自动织机等多项专利,为日本纺织业的发展做出了巨大贡献。

丰田佐吉的一生共获得了84项日本专利,并提出了35项实用方案,在国际上也获得了9个国家的专利。他的发明和创新精神,为后来的丰田集团奠定了坚实的基础,并且影响了整个日本的工业发展。

丰田5Why分析法概念

丰田5Why分析法,又称“5问法”,是一种用于识别和解决问题根本原因的系统性工具。5Why分析法的核心在于通过连续问五次“为什么”(或更多次,直到找到根本原因)来探究问题的本质。

该方法的运用始于明确识别问题,然后对问题提出第一个“为什么”,并找出导致问题发生的直接原因。针对第一个“为什么”的答案,继续深入提问“为什么”,以找出更深层次的原因。这一步骤可能需要多次重复,直到找到问题的根本原因。虽然被称为5Why分析法,但在实际运用中并不限定只做“5次为什么的探讨”,主要的目的是找到根本原因为止,有时可能只要3次,有时也许要10次。

5Why分析法的作用在于它易于理解和执行,深入找到问题根源,促进团队合作,并且可以灵活应用于各种不同的情境和问题,包括产品设计、项目管理、故障诊断等领域。这种方法鼓励解决问题的人要努力避开主观或自负的假设,通过连续提问为什么,逐步揭示问题的深层次原因,从而找到有效的解决方案。

在实际应用中,5Why分析法不仅帮助组织提高问题解决效率,实现长期的系统性改进,而且还能够防止问题再次发生,通过将有效的解决方案标准化,融入到工作流程中。这种方法的精髓在于,问题的另一面就是答案,我们往往找到答案,问题却没有彻底的解决,是因为没有找到真正的问题。通过5Why分析法,可以确保问题的所有方面都被考虑到,并依据发生的原理或原则来进行分析,从而实现问题的彻底解决。

例如:公司的邮件系统经常卡顿,甚至有的时候崩溃,公司想解决这个问题

问题1:为什么电子邮件系统会频繁崩溃?

答案1:因为服务器的内存使用率过高

问题2:为什么服务器的内存使用率过高?

答案2:因为电子邮件系统中运行的反垃圾邮件模块占用了大量内存

问题3:为什么反垃圾邮件模块会占用大量内存?
答案3:因为该模块需要处理大量的垃圾邮件,而其算法效率不高

问题4:为什么该模块的算法效率不高?
答案4:因为该模块使用的算法是多年前开发的,没有针对当前垃圾邮件的复杂性进行优化

问题5:为什么没有更新算法来应对当前垃圾邮件的复杂性?
答案5:因为没有专门的团队来对算法进行维护和优化。

通过这样5次连续的追问,最终终于找到问题的答案:需要专门的团队来对电子邮件系统的模块进行维护和优化

丰田5Why分析法不仅在制造业中得到广泛应用,在各个领域都有所发挥,包括服务行业、医疗保健、教育等。在职场中,如果遇到外部客户或内部同事的抱怨时,我们能调整心态,换个角度,在将责任归咎于他人之前,先检讨我们自己是不是完全做到位了,是不是也有一定问题,尝试使用5Why分析法多问几个为什么。

通过连续提问“为什么”来追溯问题根源,适用于产品设计、项目管理、故障诊断等情境。例如,在软件开发中,通过5Why分析法可以识别导致软件缺陷的根本原因,从而提高代码质量和系统稳定性。

随着AI技术的不断发展,5Why分析法在识别和解决复杂问题方面的作用将更加凸显,成为连接人类智慧与人工智能的重要桥梁。

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